HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE VALKENSWAARDSE GOLFCLUB. Versie ALV/2024

Artikel 1. DOEL

Het Huishoudelijk Reglement regelt de toepassingen van de in de statuten opgenomen bepalingen, evenals enige verdere inrichtingen en werkzaamheden van de vereniging. De definities en begrippen, zoals die voorkomen in de statuten zijn eveneens van toepassing op dit reglement.

Artikel 2. LEDEN

De Vereniging kent, naast de in de statuten genoemde ereleden, de volgende categorieën leden:

• – Junior leden, leden jonger dan 21 jaar.
• – Senior leden, leden van 21 jaar en ouder.
• – Leden van verdienste.
• – Studerende leden, leden ouder dan 20 jaar aantoonbaar dagonderwijs volgend aan een erkende instelling voor vervolgonderwijs.
• – Kandidaat-leden, leden die voldoen aan de definitie in artikel 4.
• – Slapende leden, leden die voldoen aan de definitie zoals hierna omschreven.

De leeftijdsgrenzen zijn conform de reglementen van de NGF.

Wijziging naar een slapend lidmaatschap kan met ingang van een nieuwe maand geschieden, na voorafgaande goedkeuring door het bestuur. Deze goedkeuring kan worden verkregen na een verzoek, schriftelijk of per mail, hiertoe dat is ingediend bij de secretaris. Met ingang van de eerstvolgende maand wordt dan de contributie voor slapende leden in rekening gebracht.

Indien het slapend lidmaatschap wordt omgezet in een volwaardig lidmaatschap, wordt met ingang van de eerstvolgende maand weer de normale contributie in rekening gebracht.

De penningmeester verzorgt de verrekening van meer- of mindercontributie.

Het is slapende leden niet toegestaan om op enigerlei wijze gebruik te maken van de golffaciliteiten van de vereniging.

Slapende leden die de intentie hebben weer actief lid te worden, kunnen daartoe schriftelijk of per mail een verzoek indienen bij het secretariaat om gedurende één maand gratis gebruik te maken van onze oefenfaciliteiten en tweemaal een golfronde op onze baan te lopen. Daarna eindigt het slapend lidmaatschap, tenzij het betreffende lid een verzoek, schriftelijk of per mail, indient als hiervoor omschreven om het slapend lidmaatschap te verlengen.

Opzegging van een lidmaatschap door het lid dient te geschieden, schriftelijk of per mail, bij het secretariaat of de ledenadministratie en wel minimaal 4 weken voor het einde van enig jaar.

Bij opzegging na 4 december van enig jaar blijft de contributie voor het volgende kalenderjaar verschuldigd.

Artikel 3. PROCEDURE VOOR AANNEMEN VAN NIEUWE LEDEN.

Zoals statutair is vastgesteld, bepaalt het bestuur wie als nieuw lid kan worden aangenomen. Het bestuur kan de uitvoering van deze procedure delegeren aan de ledenadministrateur.

Het bestuur kan voor de verschillende ledencategorieën een ledenstop afkondigen gebaseerd op de capaciteit van de faciliteiten op het golfcomplex. In geval van een ledenstop behoeft een voorstel tot verhoging van het aantal leden de goedkeuring van de ledenvergadering.

Toelating vindt plaats op volgorde van aanmelding. Indien er een wachtlijst is, zal de volgorde van aanmelding bepalend zijn voor de toelating; echter, het bestuur heeft het recht van de volgorde af te wijken.

Artikel 4. KANDIDAATLEDEN.

Kandidaatleden zijn leden met een tijdelijk, automatisch eindigend, lidmaatschap. De vereniging kent twee soorten kandidaatleden:

1. Oefenleden: personen die tegen betaling van inschrijfgeld en een oefenbijdrage gedurende drie maanden gebruik mogen maken van de oefenfaciliteiten en les kunnen nemen. Tegen betaling is verlenging steeds per drie maanden mogelijk.
2. Proefleden: personen die tegen betaling van inschrijfgeld en een contributie gedurende 3 maanden gebruik mogen maken van alle golffaciliteiten. Tevens kunnen zij in die periode deelnemen aan alle activiteiten van de vereniging mits voldaan wordt aan de inschrijvingsvoorwaarden zoals vermeld in de wedstrijdreglementen van de vereniging. Verlenging van een proeflidmaatschap is niet mogelijk.

Kandidaatleden hebben het recht om de algemene ledenvergadering bij te wonen. Zij hebben daarin geen stemrecht, maar wel het recht om het woord te voeren.

Artikel 5. FINANCIËLE REGELINGEN MET BETREKKING TOT HET LIDMAATSCHAP.

1. Hoofdregel.
   Alle leden zijn jaarlijks een contributie verschuldigd. Bovendien is bij inschrijving van, of overgang naar seniorleden een eenmalig inschrijfgeld verschuldigd. Voor studerende leden geldt dat zij bij het bereiken van de 21-jarige leeftijd 50% van het inschrijfgeld betalen. Het resterende deel is verschuldigd op het moment dat hij/zij niet meer studerend is en seniorlid wordt.
   De hoogte van alle bedragen wordt vastgesteld door de ledenvergadering op voordracht van het bestuur. De bedragen worden vermeld op de website. Een herziening wordt vermeld in het verenigingsblad.
2. Verenigingsjaar.
   Het verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar.
   Indien voor het bepalen van de contributie een leeftijdsgrens is gesteld, geldt dat per 1 januari na het bereiken van die leeftijdgrens het vastgestelde bedrag verschuldigd is.
3. NGF-bijdrage.
   De contributie is inclusief de NGF-bijdrage.
4. Ereleden en leden van verdienste.
   Ereleden en leden van verdienste worden benoemd door de ALV op voordracht van het bestuur.
   Deze leden zijn, indien benoemd door de ALV vóór 1 januari 2018, vrijgesteld van het betalen van de contributie.
5. Korting op de contributie.
   Bij aanmelding als lid na 1 januari van enig jaar, wordt de jaarcontributie naar rato van het resterende aantal maanden in rekening gebracht.
   In uitzonderlijke gevallen kan het bestuur, bij beëindiging van het lidmaatschap, overgaan tot gehele of gedeeltelijke restitutie van de contributie.

Artikel 6. ANDERE FINANCIËLE INKOMSTEN.

Andere financiële bijdragen, die de leden krachtens een bestuursbesluit in rekening kunnen worden gebracht, zijn:

1. Vergoeding voor de aan de leden ter beschikking te stellen faciliteiten, zoals de berging voor tassen en/of karren.
2. Vergoeding voor deelname aan cursussen en examens.
3. Fees van gasten; de hoogte daarvan wordt vastgesteld bij bestuursbesluit.

Artikel 7. FINANCIËLE CONTROLE.

1. De penningmeester brengt, conform de statuten, aan de Algemene Ledenvergadering een financieel jaarverslag uit over zijn beheer. Hierin zijn opgenomen een balans en een overzicht van de inkomsten en uitgaven. Tevens dient hij een begroting voor het nieuwe jaar in.
2. De penningmeester is gehouden de financiële commissie (kascommissie) inzage te geven in de administratie en alle inlichtingen te verschaffen die de commissie ter zake van haar taak mag verlangen. Hij is echter niet verplicht de administratie geheel of gedeeltelijk voor dit doel af te staan.
3. Alle betalingen en ontvangsten door de penningmeester geschieden bij voorkeur per bankoverschrijving. De voorzitter heeft een onafhankelijke (elektronische) inzage hierin.
4. De penningmeester is slechts bevoegd tot directe uitgaven en betalingen ten bedrage van maximaal € 1500,-. Uitgaven die dit bedrag te boven gaan dienen vooraf bij bestuursbesluit goedgekeurd te zijn en rekeningen dienen gecontrasigneerd te worden door een ander bestuurslid of een door het bestuur gemachtigd commissielid. Deze regel is niet van toepassing op de in de begroting goedgekeurde uitgaven.

Artikel 8. BESTUUR.

1. Het bestuur beheert de geldmiddelen en bezittingen, draagt zorg voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement, voor de uitvoering van de genomen besluiten en vertegenwoordigt de vereniging zowel in als buiten rechte.
2. Het rooster van periodiek aftreden zal zo opgesteld zijn dat de voorzitter en secretaris niet gelijktijdig aftreden.
3. Aanvullend op artikel 8 lid 4 van de statuten gaan bestuursleden een zittingsperiode van drie jaar aan, met twee keer een mogelijke verlenging met een periode van drie jaar.
4. Kan een bestuurslid door ziekte of door andere oorzaken zijn taken tijdelijk niet uitoefenen, dan mag het bestuur een waarnemer benoemen.

Artikel 9. ALGEMENE VERGADERINGEN.

In aanvulling op het gestelde in artikel 11 van de statuten is het bestuur op schriftelijk verzoek van tenminste 10 procent van de leden ook verplicht een voorstel ter besluitvorming te agenderen op de eerstvolgende algemene ledenvergadering.

Artikel 10. COMMISSIES EN WERKGROEPEN.

1. Het bestuur kan zich in zijn taak laten bijstaan door commissies en werkgroepen. Commissies hebben over het algemeen een permanent karakter, terwijl werkgroepen een meer tijdelijke of een speciale taak of opdracht hebben.
2. Commissieleden worden aangesteld door het bestuur, op voordracht van de commissie, voor een periode van drie jaar. Deze periode kan door het bestuur telkenmale met drie jaar worden verlengd.
3. De voorzitter van een commissie wordt benoemd door het bestuur, op voordracht van de leden van die commissie, voor een periode van drie jaar die maximaal twee keer met een periode van drie jaar kan worden verlengd. De eerste peildatum waarop deze regel wordt toegepast is 1 januari 2019. Overigens geldt, dat indien de commissie en het bestuur er niet in slagen een vervanger te vinden, het bestuur bevoegd is van deze regel af te wijken. In onderhavig geval geldt dit voor de periode van maximaal 1 jaar en tevens zal het bestuur hiervan melding maken in de eerstvolgende ALV.
4. Commissies zijn bevoegd de hun toegekende taken zelfstandig uit te voeren.
5. Elke commissie en werkgroep houdt een onkostenadministratie bij. Onkosten kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester. Bij bestuursbesluit kunnen commissies een eigen financieel beheer voeren. In dit geval legt de voorzitter van de betreffende commissie verantwoording af aan de penningmeester.
6. Elke commissie maakt een jaarverslag en een begroting voor het komend verenigingsjaar. Dit laatste uitsluitend indien er uitgaven worden voorzien welke de € 500 te boven gaan en niet kunnen worden gerekend tot de normale vaste uitgaven. Indien een commissie wordt opgeheven vervalt een eventueel positief saldo aan de vereniging.

Artikel 11. GEBRUIK VAN DE GOLFBAAN DOOR DERDEN.

1. Hoofdregel
   Het is aan derden niet toegestaan gebruik te maken van het golfcomplex. Dit met uitzondering van het genoemde in artikel 11 lid 2, 3 en 4.
2. Bezoekers worden slechts toegelaten indien zij zijn uitgenodigd door een senior lid van de Valkenswaardse Golfclub.
   Voor het gebruik van de golfbaan en de oefenfaciliteiten is een vergoeding (fee) verschuldigd, waarvan de hoogte wordt vastgesteld bij bestuursbesluit. Voor gebruik van de golfbaan dient de bezoeker in het bezit te zijn van het bewijs “Golfbaanpermissie”.
   Het lid dat de bezoeker heeft geïnviteerd:
   – Zorgt dat het verschuldigd bedrag wordt voldaan.
   – Begeleidt de bezoeker tijdens zijn/haar gehele verblijf.
   – Is volledig verantwoordelijk voor het gedrag van de bezoeker op het golfcomplex.
3. Lessen.
4. De door het bestuur aangestelde golfleraren mogen les geven aan niet-leden.

Artikel 12. BESTUURSREGLEMENT ALCOHOLVERSTREKKING EN SEKSUELE INTIMIDATIE.

Door de vereniging is een Bestuursreglement alcoholverstrekking en seksuele intimidatie opgesteld.
Het bestuur is verplicht bij overtreding van het gestelde in deze reglementen sancties aan betrokkene(n) op te leggen.

Artikel 13. GEDRAGSREGELS.

1. Indien geoefend of gespeeld wordt op het golfcomplex, moet de geldige legitimatiebadge zichtbaar aan de golfuitrusting zijn bevestigd.
2. Elk lid wordt geacht bekend te zijn met en zich te houden aan de golfregels, de plaatselijke regels, de regels ter waarborging van de veiligheid op de baan, de statuten en het huishoudelijk reglement.
3. Leden die in strijd handelen met de regels zoals vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement en/of naar het oordeel van het bestuur aanstoot geven aan derden of acties ondernemen die mogelijk schadelijk zijn voor het imago van de vereniging, kunnen worden gewaarschuwd. Een waarschuwing kan gegeven worden door het bestuur, of indien rechtstreeks betrokken bij de overtreding van de regels door marshalls of de dienstdoende verantwoordelijke van een betrokken commissie. Een waarschuwing kan in mondelinge of schriftelijke vorm gegeven worden. Degene die de waarschuwing geeft, is verplicht deze waarschuwing schriftelijk of per mail aan het bestuur te melden.
4. Bij herhaling of indien naar het oordeel van het bestuur sprake is van een ernstige overtreding kan het bestuur een lid berispen. Alvorens dit te doen zal zij het principe van hoor en wederhoor toepassen. Een berisping kan uitsluitend schriftelijk gegeven worden.
5. Wanneer een lid voor de tweede maal in aanmerking komt voor een berisping kan het bestuur besluiten:
   – het lid te schorsen voor een door het bestuur te bepalen periode.
   – zijn/haar lidmaatschap op te zeggen.
   Alvorens dit te doen zal het principe van hoor en wederhoor worden toegepast. Bij schorsing is artikel 7 lid 8 van de statuten van toepassing.

Artikel 14. VERENIGINGSDOCUMENTEN EN HUN VERSPREIDING.

1. Statuten en Huishoudelijk Reglement
   Een kopie van deze documenten ligt ter inzage in het clubhuis en zal op verzoek van een lid aan hem/haar beschikbaar worden gesteld. De documenten worden ook gepubliceerd op het ledendeel van de website van de vereniging.
2. Notulen van een ledenvergadering
   De notulen van een ledenvergadering worden per e-mail aan de leden toegezonden. Indien een lid geen e-mail adres bezit, zullen de notulen per post worden toegezonden, of in het clubhuis ter inzage worden gelegd.
3. Verenigingsblad.
   De Teeshot is het verenigingsblad, waarvan iedere uitgave bij alle leden wordt bezorgd. Per adres wordt één Teeshot bezorgd.
4. De website van de vereniging is: www.valkenswaardsegolfclub.nl.
   Hierop wordt actuele informatie gegeven over o.a. baanbeperkingen, uitslagen, handicaps etc.

Artikel 15. SLOTBEPALINGEN.

1. Daar waar het huishoudelijk reglement zou afwijken van de statuten is de tekst van de statuten bepalend.
2. In alle gevallen waarin de statuten en/of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
3. Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van de Valkenswaardse Golfclub op 3 mei 2023. Een verandering van dit reglement behoeft de goedkeuring van de ledenvergadering.

Bijlagen:

1. Reglement Alcoholverstrekking: Reglement Alcoholverstrekking
2. NGF tuchtreglement seksuele intimidatie: NGF tuchtreglement
3. De Nederlandse Golf Federatie heeft een tweetal vertrouwenscontactpersonen aangesteld. De rol van de VCP is in het leven geroepen om als eerste aanspreekpunt te fungeren voor golfers die te maken krijgen met seksuele intimidatie en ongewenst gedrag. De VCP is op de hoogte van de mogelijkheden die er zijn om hulp te krijgen, zij hebben als taak om te adviseren en te begeleiden met betrekking tot de procedure aangaande het indienen van een klacht. Ook adviseren en stimuleren. Meer hierover is te vinden op de website van de NGF: NGF veilig sportklimaat info
4. Gedragsregels begeleider: Gedragsregels begeleider